Folha de Pagamento de Condomínio: Acabe com suas dúvidas com o nosso guia completo
O correto gerenciamento da folha de pagamento de um condomínio é uma das atividades mais importantes dentro da administração condominial. Aqueles que não possuem o documento ficam expostos e podem enfrentar até mesmo de ações na justiça.
A situação pode se complicar ainda mais para aqueles que são síndicos profissionais e atuam e mais de um condomínio. Nesses casos, ter em mãos estes dados organizados é fundamental.
É fato que muitos síndicos não têm familiaridade com a execução deste documento, cientes disso, criamos este artigo para te ajudar!
Selecionamos alguns passos para você seguir e organizar melhor a sua folha de pagamento. Lembramos que para que você tenha um documento bem feito as medidas não devem ser tomadas isoladamente.
Não há sucesso sem planejamento e organização
Organização e atualização são fundamentais para quem quer entender como funciona uma folha de pagamento. Tente arquivar todos os recibos e comprovantes, o que vai facilitar, e muito, a contabilidade dos meses posteriores e para futuras auditorias.
Por meio da organização das folhas de pagamentos, é possível planejar os gastos que virão possibilitando que você acompanhe se essas despesas estão dentro do que foi previsto ou se os resultados não estão dentro do esperado.
Analise também os pontos em que o investimento é baixo, mas que precisariam de maiores investimentos, e os pontos que já estão ajustados. Conciliando essas duas práticas administrativas, a gestão do seu condomínio ganha com melhor aplicação de recursos e em eficiência.
Sabemos que muitos síndicos ainda têm dúvidas sobre como fazer uma folha de pagamento do condomínio. Por isso preparamos um guia para você não se perder na hora de organizar a folha de pagamento do seu condomínio. Confira:
Para que serve a folha de pagamento do condomínio?
Para aprofundarmos mais no tema, precisamos começar com o seu conceito e a sua importância. De forma resumida, a folha de pagamento do condomínio é o documento que contem todas as informações referentes às remunerações dos seus colaboradores. Nela, são inseridos os valores que cada um irá receber ao final do mês.
A folha de pagamento reúne ainda informações como:
- Horas extas trabalhadas
- Despesas referentes a encargos de previdência social e tributação
- Custos com vale transporte e do vale alimentação
- Adicionais (tempo de serviço, noturno, acúmulo de função, insalubridade)
- Descontos em caso de faltas ou atrasos
- Salário habitação, para casos em que o colaborador reside no condomínio
O salário dos funcionários é dividido entre Salário Bruto e Salário Líquido. O primeiro é o valor total sem descontos. Enquanto que o segundo é o valor final que será recebido pelo funcionário.
É comum que a gestão da folha de pagamento do condomínio seja de reponsabilidade da administradora ou do sindico. No entanto, em alguns casos a função fica para uma empresa de contabilidade especialista no setor, o que traz muitos benefícios e tranquilidade ao gestor condominial.
Quando se fala em condomínios a folha de pagamento pode ocupar mais da metade do orçamento. Por isso é necessário que o síndico considere as informações contidas nele para reduzir gastos. Mas cuidado! Isso não significa que a única saída é a demissão, afinal essas pessoas são essenciais para manter o bom ambiente para todos.
Neste caso, mexer no orçamento é observar o gasto de dinheiro com coisas supérfluas. Quer um exemplo? As horas extras feitas foram essenciais? Ou então, realmente vale a pena para o condomínio contar com um zelador que resida lá? Todos estes fatores podem contribuir para o aumento de gastos e precisam ser analisados com cuidado. Portanto, a folha de pagamento do condomínio contribui, e muito, para a economia nas despesas.
O documento é, ainda, a garantia de que tudo seja realizado de acordo com a legislação trabalhista, ao servir como uma comprovação de que o condomínio esta atuando em conformidade com as regras, evitando problemas futuros.
Quais são as exigências contidas na folha de pagamento de condomínio?
A folha de pagamento de condomínio contém uma série de encargos sociais:
FGTS: o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. É pago mensalmente e equivale a 8% do valor bruto do salário mensal do funcionário. O FGTS deve ser pago até o dia 7 do mês seguinte.
PIS: é o encargo que é destinado ao seguro-desemprego e abono. O condomínio paga PIS sobre folha de pagamento, sendo 1% do salário bruto do funcionário. Entretanto, essa porcentagem pode variar conforme o estado. O PIS deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.
INSS: é o principal encargo previdenciário, e por essa razão deve ser pago para todos os profissionais contratados pelo condomínio. Tanto os com carteira assinada, quanto autônomos e síndico. O valor corresponde a 20% do valor bruto do salário. Deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.
IRPF: é o Imposto de Renda de Pessoa Física. É feito anualmente e deve ser calculado com base no ano-calendário do salário dos funcionários.
A contribuição sindical é outro recolhimento, mas que com a Reforma Trabalhista, em novembro de 2017, deixou de ser obrigatória. Desde então esse pagamento de impostos aos sindicatos se tornou opcional perante a lei.
No entanto, existem outras contribuições que devem estar presentes na folha de condomínio. Todos eles precisam executar a atualização da RAIS e CAGED via eSocial.
A RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais. Como o nome já explica, ela precisa ser feita anualmente e tem como objetivo a fiscalização das contratações feitas por condomínios e empresas no país.
Já o CAGED é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Com essa obrigação fiscal, o Ministério do Trabalho fiscaliza as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT. Precisa ser enviada até o final do dia que antecede o início do trabalho do funcionário no condomínio.
Todas as duas obrigações devem seguir os prazos estipulados por lei, caso contrário podem ser cobradas multas. O RAIS tem como valor mínimo R$ 425,64 (acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso) e valor máximo de R$ R$ 42.564,00. Já a multa do CAGED varia entre R$ 402,53 a R$ 937,00 por empregado, dobrada por reincidência.
O eSocial exige também que a própria folha de pagamento do condomínio seja entregue para verificação. Assim, aquele prédio que não encaminhar a documentação de acordo com o solicitado pode ser multado em valores a partir de R$ 1.812,87.
Dito isso, é fundamental que o síndico detenha conhecimento nas áreas tributária e trabalhista. Em caso de insegurança ou dificuldades a busca por uma contabilidade especializada pode ser uma excelente saída. A consultoria poderá instruir sobre toda a parte técnica da folha de pagamento do condomínio.
Vamos ao que interessa: Como fazer uma folha de pagamento do condomínio?
Controle de ponto: A primeira parte consiste em ter um controle sobre o ponto. Apesar de simples, muitos negligenciam esta tarefa ou não dão a devida atenção à atividade. Nessa situação, a falta de organização traz transtornos na hora de montar a folha.
É função do sindico garantir que os colaboradores façam o controle da forma correta, seja por meio de uma folha de ponto ou pelo ponto eletrônico. Este acompanhamento pode ser repassado para o zelador, o importante é que haja fiscalização.
A atividade é a principal forma de controle sobre a quantidade de horas trabalhadas por cada funcionário. A partir disso, calcula-se a remuneração mensal e acerto de horas extras. Ela permite ainda, que seja possível o cálculo de algum desconto por atrasos, por exemplo.
Se o condomínio conta com o apoio de uma administradora, o sindico é responsável por encaminhar a folha do ponto mensalmente para a prestadora.
Horas Extras: Reuniu todas as informações referentes ao ponto? Agora você pode verificar a existência de horas extras da equipe. Esse tempo é contado a partir de todos os minutos extras que os funcionários ficaram no condomínio além do horário de trabalho. Devido a isso, eles devem receber um valor a mais.
É essencial que o sindico observe com atenção essas informações, pois elas compõem as despesas do condomínio. As horas extras são insumo também para que o sindique se atente à logística realizada, por exemplo, se alguém fica mais tempo no trabalho por não conseguir executar todas as tarefas no tempo de trabalho, exigindo a contratação de um auxiliar para a demanda.
Adicionais: De acordo com a legislação, algumas variáveis exigem maiores remunerações. Um exemplo é quem trabalha a noite, período entendido como das 22h até às 5h da manhã do dia seguinte. Seguranças, porteiros e demais funcionários recebem um adicional salarial equivalente a 20% sobre o valor da hora de trabalho
Aqueles que executam mais uma de função também recebem um adicional salariam. Do mesmo modo, nesses casos o adicional por acúmulo de função é de 20% sobre o salário mensal.
Outra obrigatoriedade dos condomínios é o adicional por tempo de serviço. Contudo, este tempo e a porcentagem a ser adicionada varia de acordo com a sua localidade.
Descanso semanal remunerado: É um dado que precisa ser destacado na folha de pagamento do condomínio, principalmente para o caso dos profissionais da portaria, que executam jornadas de trabalho de 12 x 36.
Benefícios: Salário habitação, vale transporte e vale alimentação devem ser apontados na folha de pagamento do condomínio. No entanto, o salário habitação merece uma atenção especial, ele é dado quando o zelador mora no próprio condomínio e deve ser cumprido, pois ele fica à disposição dos moradores além do seu horário de trabalho. Dessa forma, ele conta com adicional de 33% sobre o pagamento.
Descontos: Atrasos, faltas e encargos devem ser destacados na folha, uma vez que os funcionários devem receber apenas sobre as horas trabalhadas. O resultado da soma dos atrasos e faltas deve ser subtraído do valor do salário ao final do mês, desde que isso esteja explícito no contrato.
Os demais descontos são advindos dos encargos obrigatórios FGTS, INSS, PIS e IRPF.
Cálculo total do pagamento: Ao final, após somar todos os atributos extras deve-se abater os desconto, possibilitando chegar a dois valores: o valor bruto e o valor líquido. Ambos devem ser citados na folha de pagamento do condomínio.
Conseguimos sanar todas as suas dúvidas? Caso sinta que precisa de ajuda, procure por uma consultoria especializada, como a Forcon – Contabilidade de Condomínios, e tenha a segurança e tranquilidade quanto à folha de pagamento do seu condomínio.
